Arbeitsanweisungen mit KI erstellen

In fast jedem Büro gibt es eine Person, die weiß, wie es geht, und eine Liste mit Abläufen, die "irgendwann mal" aufgeschrieben werden sollen. Das Problem ist selten der Wille. Vor einem leeren Blatt fällt einem nichts ein, und was man täglich tut, hält man für selbstverständlich.

Dieser Leitfaden dreht das Vorgehen um: Du schreibst nicht, du lässt dich von einem KI-Chat befragen. Eine Frage nach der anderen, so wie eine neue Kollegin fragen würde. Aus deinen Antworten entsteht ein Entwurf, den du in eine Vorlage für eine einseitige Arbeitsanweisung überträgst. Danach prüfst du mit einem Testbogen, ob eine Person, die den Ablauf nicht kennt, damit zurechtkommt.

Du bekommst den Start-Prompt für das Interview, 15 weitere Prompts für Anleitungen, Checklisten und Kurzfassungen und zwei vollständig durchgespielte Beispiele aus dem Büro, vom Interview bis zum Testergebnis.

Für wen? Büroleitungen, Assistenzen und erfahrene Fachkräfte, die ihr Wissen weitergeben, Vertretungen vorbereiten oder Neue einarbeiten möchten.

Wichtig: Dies ist eine Organisations- und Formulierungshilfe. Sie ersetzt keine betrieblichen Vorgaben und keine fachliche Prüfung. Anweisungen zu Arbeitssicherheit, Datenschutz, Geld oder rechtlichen Pflichten gehören vor der Freigabe zu den zuständigen Fachleuten. KI-Entwürfe können Fehler enthalten und müssen am echten Ablauf geprüft werden. Gib keine Passwörter, vertraulichen oder personenbezogenen Daten in einen KI-Chat ein. Alle Beispiele sind erfunden. Mit KI-Unterstützung erstellt.