Automatisierungen dokumentieren

Die Rechnung geht von allein raus, die Anfrage landet in der Tabelle, montags kommt die Übersicht ans Team. Eingerichtet hat das eine Person, und nur sie weiß, wie es zusammenhängt. Solange alles läuft, ist das bequem. Fällt diese Person aus oder bleibt ein Ablauf stehen, steht der Betrieb vor einem Rätsel.

Dieses Vorlagen-Set hält fest, was im Hintergrund läuft, in fünf Blättern, die zusammenpassen. Die Übersichtstabelle zeigt alle Abläufe auf einer Seite, samt Einstufung in kritisch, wichtig und bequem. Der Steckbrief beschreibt jeden einzelnen Ablauf so, dass eine Vertretung damit arbeiten kann. Die Vorlage für Zugänge und Zuständigkeiten zeigt, wer wo hineinkommt, ohne dass ein einziges Passwort darin steht.

Das Änderungsprotokoll beantwortet die Frage, die bei jedem Ausfall zuerst kommt: Was wurde zuletzt geändert? Und das Notfallblatt führt Schritt für Schritt durch den Ernstfall, vom Pausieren über den Notbetrieb von Hand bis zur Fehlersuche. Alle Vorlagen gibt es leer und mit einem durchgehenden, ausgefüllten Beispiel.

Für wen? Kleine Betriebe, Büros, Praxen und Vereine, in denen erste Automatisierungen laufen und bisher nur eine Person weiß, wie.

Wichtig: Dies ist eine Organisationshilfe. Sie ersetzt kein IT-Sicherheitskonzept und keine Rechts- oder Datenschutzberatung. Wenn deine Abläufe personenbezogene Daten verarbeiten, klär mit Fachleuten, welche Dokumentation darüber hinaus nötig ist. Passwörter gehören nicht in die Vorlagen. Das Set nennt keine bestimmten Programme. Alle Namen in den Beispielen sind erfunden. Mit KI-Unterstützung erstellt.