Internes Wiki mit KI aufbauen

"Frag Frau A., die weiß das." In vielen kleinen Büros steckt das Wissen in einzelnen Köpfen, alten Mails und Zetteln am Bildschirm. Solange alle da sind, geht das gut. Bei Urlaub, Krankheit oder einem Wechsel wird es mühsam. Ein internes Wiki löst das, aber kaum jemand hat Lust, alles aufzuschreiben.

Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du das Aufschreiben einem KI-Chat überlässt und selbst nur noch prüfst. Du bekommst einen Bauplan mit sechs Grundbereichen, eine Methode, die ersten zehn Seiten zu finden, und 18 Prompts, die aus Stichpunkten, Mitschriften und anonymisierten Mailinhalten fertige Wiki-Seiten machen. Die Prompts sind so gebaut, dass die KI Lücken markiert, statt etwas dazuzuerfinden.

Damit das Wiki nach drei Monaten noch stimmt, gehört ein Pflegeplan mit klaren Rollen dazu. Und weil ein Wiki für alle lesbar ist, gibt es eine Checkliste mit Inhalten, die dort nichts verloren haben, von Passwörtern bis zu Personalangaben. Du brauchst keine besondere Software: Ein gemeinsamer Ordner mit Textdokumenten reicht für den Anfang.

Für wen? Kleine Büros ohne Wissensdatenbank: Büroleitungen, Assistenzen und alle, die das verstreute Wissen im Team endlich an einen Ort bringen wollen.

Wichtig: Der Leitfaden ist eine Organisations- und Formulierungshilfe, keine Rechtsberatung, auch nicht zu Datenschutz oder Arbeitsrecht. Welche Daten ihr in einen KI-Chat geben und im Wiki speichern dürft, klärt ihr intern und mit den zuständigen Fachleuten. Gib keine vertraulichen oder personenbezogenen Daten in einen KI-Chat ein und prüfe jedes Ergebnis. Eine bestimmte Zeitersparnis wird nicht versprochen. Alle Namen in den Beispielen sind erfunden. Mit KI-Unterstützung erstellt.