Kick-off-Gespräche leiten: Agenda und Protokoll

Im ersten gemeinsamen Gespräch wird oft freundlich über das Projekt geredet, und Wochen später zeigt sich, dass beide Seiten etwas anderes verstanden haben. Dieses Vorlagen-Set hilft dir, den Projektauftakt so zu leiten, dass Ziel, Umfang, Beteiligte und nächste Schritte am Ende schriftlich feststehen.

Du bekommst zwei Abläufe mit Zeitangaben, einen für 45 und einen für 90 Minuten, samt Vorbereitungs-Checkliste und Einladungstext. Der Fragenkatalog enthält 40 Fragen in acht Blöcken; die Kernfragen für das kurze Gespräch sind markiert. Für die Gesprächsführung gibt es fertige Formulierungen: Einstieg, Zusammenfassen nach jedem Punkt, acht typische schwierige Momente und den Abschluss.

Protokollvorlage und Aufgabenliste mit Zuständigkeiten füllst du direkt im Gespräch aus, ein durchgehendes Beispiel zeigt, wie das aussieht. Die Zusammenfassungsmail gibt es in einer ausführlichen und einer kurzen Fassung, dazu Vorlagen für die Bitte um Bestätigung und die Erinnerung an offene Zulieferungen.

Für wen? Freelancer und kleine Agenturen, die Projekte mit einem gemeinsamen Auftaktgespräch beginnen und es selbst leiten möchten.

Wichtig: Das Set ist eine Organisations- und Formulierungshilfe. Es schließt Missverständnisse nicht aus und ersetzt weder Angebot noch Vertrag. Es ist keine Rechts- oder Steuerberatung; Fragen zu Vergütung, Nutzungsrechten, Abnahme, Datenschutz oder zur Bedeutung von Protokollen klärst du mit Fachleuten. Alle Namen und Projekte in den Beispielen sind erfunden. Mit KI-Unterstützung erstellt.