Besprechungsprotokolle mit KI erstellen

Protokoll schreiben will niemand, und wer es übernimmt, sitzt danach oft vor Stichpunkten, die am nächsten Tag schon rätselhaft sind. Dieser Leitfaden gibt dir einen festen Ablauf in sieben Schritten: Gerüst vorbereiten, mit vier Kürzeln mitschreiben, Mitschrift aufräumen, Entwurf von einem KI-Chat schreiben lassen, gegen die Mitschrift prüfen, verschicken, Aufgaben nachhalten.

Der KI-Chat übernimmt dabei das Ordnen und Ausformulieren. Die 15 Prompts sind so gebaut, dass er nichts dazuerfindet, fehlende Zuständige und Termine markiert und auf Wunsch den eigenen Entwurf mit deiner Mitschrift abgleicht. Dazu bekommst du drei Protokollvorlagen zum Ausfüllen und eine Aufgabenliste, die dafür sorgt, dass Vereinbartes nicht bis zur nächsten Sitzung vergessen wird.

Ein eigenes Kapitel behandelt die Frage, die bei diesem Thema immer kommt: Dürfen wir die Besprechung einfach aufzeichnen? Du findest dort keine juristische Antwort, aber sieben Fragen, die ihr intern klären solltet, und Formulierungen, mit denen du das Thema im Team offen ansprichst.

Für wen? Alle, die in Teams, Projekten, Vereinen oder Gremien Protokoll führen: Assistenzen, Teammitglieder, Schriftführende.

Wichtig: Der Leitfaden ist eine Arbeits- und Formulierungshilfe, keine Rechtsberatung. Ob und wie ihr Besprechungen aufzeichnen oder Inhalte mit KI-Diensten verarbeiten dürft, klärt ihr mit den zuständigen Stellen. Formvorgaben aus Satzung oder Geschäftsordnung gehen vor. Jeden KI-Entwurf musst du gegen deine Mitschrift prüfen, vertrauliche und personenbezogene Daten gehören nicht in einen KI-Chat. Alle Namen in den Beispielen sind erfunden. Mit KI-Unterstützung erstellt.