Besprechungen mit KI vorbereiten

Eine Einladung ohne Ziel, eine Stunde ohne Ergebnis, und am Ende der Satz: "Dann machen wir dazu noch einen Termin." Meistens liegt das nicht an der Besprechung, sondern an der Vorbereitung, für die niemand Zeit hatte.

Dieses Set macht die Vorbereitung kurz. Du wählst eine von vier Agenda-Vorlagen, je nachdem, ob du abstimmen, entscheiden, Ideen sammeln oder zurückblicken willst. Mit den Prompts lässt du dir von einem KI-Chat Vorschläge für Ziel, Leitfragen und Zeitplan machen und passt sie an deine Runde an. Für Entscheidungen gibt es eine Vorlage auf einer Seite, mit ausgefülltem Beispiel.

Als Richtwert für eine gewöhnliche Besprechung nennt das Set 15 Minuten Vorbereitung. Beim ersten Mal und bei schwierigen Themen dauert es länger. Und manchmal ist das beste Ergebnis der Checkliste, dass der Termin gar nicht stattfinden muss.

Für wen? Alle, die zu Besprechungen einladen oder sie moderieren: Teamleitungen, Projektverantwortliche, Assistenzen, Büroleitungen.

Wichtig: Das Set ist eine Organisations- und Formulierungshilfe. Es ersetzt keine Moderation und garantiert weder bessere Besprechungen noch eine bestimmte Zeitersparnis. Die 15 Minuten sind ein Richtwert. Vorschläge eines KI-Chats sind Entwürfe, die du prüfst. Gib keine vertraulichen oder personenbezogenen Daten in einen KI-Chat ein. Für Gremien mit eigenen Regeln gelten deren Vorgaben. Alle Beispiele sind erfunden. Mit KI-Unterstützung erstellt.