Notfallplan: vertrauliche Daten im KI-Chat gelandet

Die Kundenliste war noch in der Zwischenablage, der Vertrag sollte nur schnell zusammengefasst werden. Ein Klick, und vertrauliche Daten stehen im KI-Chat. Dieser Fehler ist absehbar, trotzdem hat kaum ein Team einen Plan dafür. Dieses Checklisten-Set ist dieser Plan: ausdrucken, Kontaktdaten eintragen, ablegen.

Für die ersten 30 Minuten gibt es eine klare Reihenfolge: anhalten, sichern, melden, eindämmen. Der Dokumentationsbogen hält fest, was passiert ist, ohne die Daten zu wiederholen. Die Checkliste "Wen informieren" trennt interne Wege von möglichen Meldungen nach außen und liefert neun Fragen an die fachkundige Stelle. Fertige Vorlagen für Kurzmeldung, ausführliche Meldung und Teaminformation sparen im Ernstfall das Formulieren.

Zum Schluss hilft der Auswertungsbogen, aus dem Vorfall Änderungen abzuleiten, die über "bitte besser aufpassen" hinausgehen. Der Plan nennt bewusst keine Fristen und entscheidet nicht, ob etwas gemeldet werden muss. Das klärst du mit einer fachkundigen Stelle.

Für wen? Teams, Praxen, Büros, Vereine und Selbstständige, die KI-Anwendungen im Arbeitsalltag nutzen.

Wichtig: Dies ist eine Organisationshilfe, keine Rechts- oder Datenschutzberatung. Der Plan beurteilt nicht, ob ein Vorfall meldepflichtig ist, und nennt keine Fristen. Das klärst du unverzüglich mit einer fachkundigen Stelle. Er kann nicht zusichern, dass sich eingegebene Daten wieder entfernen lassen. Alle Namen in den Beispielen sind erfunden. Mit KI-Unterstützung erstellt.