Kundenanfragen automatisch erfassen und verteilen

Eine Anfrage kommt per Telefon, die nächste per Mail, die dritte übers Formular, die vierte aufs Diensthandy. Jede landet woanders. Verloren geht meist nicht die große Anfrage, sondern die vom Freitagnachmittag, an die am Montag niemand mehr denkt.

Dieser Leitfaden baut einen einzigen Weg für alle Kanäle: Jede Anfrage landet in einer zentralen Liste, bekommt eine zuständige Person und eine Frist, und der Kunde erfährt sofort, dass sein Anliegen angekommen ist. Du bekommst dafür einen Ablaufplan in sechs Stationen, eine Formularvorlage, eine Tabellenvorlage mit Statusstufen und Ansichten sowie sechs fertige Texte für Eingangsbestätigungen.

Der Leitfaden zeigt, welche Schritte sich einem Automatisierungs-Tool übergeben lassen (eintragen, bestätigen, benachrichtigen, erinnern) und welche beim Menschen bleiben. Empfohlen wird: erst zwei Wochen von Hand, dann automatisieren. Es wird kein Programm genannt.

Für wen? Betriebe, bei denen Anfragen über mehrere Kanäle eingehen und die sicherstellen wollen, dass jede eine Antwort bekommt.

Wichtig: Organisationshilfe, keine Rechtsberatung. Fragen zu Datenschutz, Kontaktformular, Speicherung und Löschung von Kundendaten sowie zu Angaben in geschäftlichen Mails klärst du mit fachkundiger Stelle. Keine Zusage zusätzlicher Aufträge oder eingesparter Zeit, keine Software, keine Tool-Empfehlung. Bei KI-Assistenten: Ergebnisse prüfen, keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten eingeben. Beispiele und Namen sind erfunden. Mit KI-Unterstützung erstellt.