Abläufe erfassen, bevor man sie automatisiert

Viele Betriebe wollen Abläufe vereinfachen oder automatisieren und stellen dann fest: Niemand kann genau sagen, wie es heute eigentlich läuft. Jeder hat seine eigene Fassung im Kopf. Ein Automatisierungs-Tool hilft da nicht weiter, denn es macht nur, was man ihm aufschreibt.

Diese Arbeitsblätter führen dich durch den ersten Schritt: einen Ablauf so festhalten, wie er wirklich ist. Mit einem Steckbrief auf einer Seite, einer Schrittliste, einem einfachen Ablaufbild aus fünf Zeichen und einer Fragenliste für die Gespräche mit den Kolleginnen und Kollegen, die den Ablauf täglich ausführen.

Damit du siehst, wie das fertig aussieht, ist ein Beispiel komplett ausgefüllt: von der Kundenanfrage bis zum Angebot in einem erfundenen Handwerksbetrieb, mit Auffälligkeiten und den Ideen, die sich daraus ergeben haben.

Für wen? Inhaber und Teams in kleinen Betrieben, die ihre Abläufe noch nie aufgeschrieben haben und wissen wollen, wo sie stehen.

Wichtig: Hilfe zum Aufschreiben von Abläufen. Keine Prozessberatung, kein Qualitätsmanagement nach Norm, keine Rechtsberatung (etwa zu Datenschutz oder Arbeitsrecht) und keine Anleitung für ein bestimmtes Programm. Keine Zusage von Einsparungen. Wer einen KI-Chat zur Unterstützung nutzt: Ergebnisse prüfen, keine vertraulichen oder personenbezogenen Daten eingeben. Der Beispielbetrieb und alle Namen sind erfunden. Mit KI-Unterstützung erstellt.