Dateien benennen und wiederfinden

"Präsentation_final_neu_korr.pptx", ein Ordner "Sonstiges", der größer ist als alle anderen, und ein Desktop voller Downloads: Wer im Büro arbeitet, kennt das. Meistens liegt es nicht an Schlamperei, sondern daran, dass nie jemand festgelegt hat, wie Dateien heißen und wohin sie gehören. Dieser Leitfaden schließt genau diese Lücke.

Du bekommst ein Namensschema mit vier festen Bausteinen und einer Versionsnummer bei Bedarf, eine feste Wortliste und zwölf Vorher-nachher-Beispiele. Dazu eine Ordnerstruktur mit drei Ebenen, die du an deine Arbeit anpasst, mit drei durchgespielten Beispielen aus Assistenz, Einkauf und Marketing. Fünf klare Regeln für Versionen und Entwürfe beenden die "final2"-Ketten, und ein Aufräumplan in fünf Etappen zeigt, wie du die alte Ablage nach und nach umziehst, ohne etwas zu verlieren.

Wenn du im Team arbeitest, hilft dir das Merkblatt: eine Seite zum Weitergeben, mit Lücken für eure eigenen Regeln, dazu ein Gesprächsleitfaden für die Teamrunde und Antworten auf typische Einwände. Fragen zu Aufbewahrung und Datenschutz beantwortet der Leitfaden bewusst nicht, sondern gibt dir eine Fragenliste für die zuständigen Stellen in deinem Haus.

Für wen? Für Büroangestellte, Assistenzen und kleine Teams, deren Dateiordner unübersichtlich geworden sind und die ein einfaches, gemeinsames System einführen möchten.

Wichtig: Der Leitfaden ist eine Organisationshilfe, keine Rechtsberatung. Vorgaben deines Arbeitgebers zu Aufbewahrung, Datenschutz und IT-Sicherheit gehen immer vor, und gelöscht wird nichts, bevor die Aufbewahrung geklärt ist. Alle Namen, Firmen und Projekte in den Beispielen sind erfunden. Mit KI-Unterstützung erstellt.