Urlaub und Vertretung im Team planen

Im März wollen alle die Sommerferien, und im August merkt jemand, dass die einzige Person, die den Monatsabschluss kann, drei Wochen weg ist. Dieses Vorlagen-Set bringt Ordnung in die Urlaubsplanung: mit einer Übersicht, auf der du Engpässe früh siehst, und mit klaren Regeln, die das ganze Team kennt.

Die Jahresübersicht für 12 Personen hat zwei Blickwinkel: Quartalsblätter zeigen, wann wer weg ist, und die Übersicht nach Kalenderwochen zeigt, ob die Besetzung reicht. Die Vertretungsmatrix macht sichtbar, welche Aufgaben nur eine Person beherrscht. Der Übergabezettel sorgt dafür, dass die Vertretung nicht im Urlaub anrufen muss.

Dazu kommen ein Regelblatt für Wünsche und Fristen mit Formulierungen für Zusage, Rückfrage und Absage sowie Vorlagen für Abwesenheitsnotiz und Telefonansage. Ein durchgehendes, erfundenes Beispiel aus einer Buchhaltung zeigt, wie alles zusammenspielt.

Für wen? Teamleitungen und Büroleitungen, die Urlaub und Vertretung für ein Team bis etwa 12 Personen planen.

Wichtig: Das Set ist eine Organisationshilfe, keine Rechtsberatung. Urlaubsanspruch, Übertragung von Resturlaub, Kriterien bei Überschneidungen, Genehmigungsverfahren und Mitbestimmung klärst du mit Personalabteilung, Betriebsrat oder einer Fachanwältin bzw. einem Fachanwalt. In die Übersicht gehört nur, wann jemand fehlt, nicht warum. Alle Namen in den Beispielen sind erfunden. Mit KI-Unterstützung erstellt.